Planlama Süreci

Yönetim Süreçleri • 4 sene önce

Plan, bir amacın gerçekleştirilebilmesi için alınan sistemsel kararlar bütünüdür (Saruhan ve Yıldız, 2009: 195). Planlama ise “bir amacın gerçekleştirilmesi için nelerin, nasıl, neden, ne zaman, ne ile ve kim tarafından yapılacağının önceden kararlaştırılarak bir hareket tarzının belirlenmesi olarak tanımlanabilir” (Aydın, A., 2007: 72). Eğitim ekseninde planlama kavramı: “Okulun eğitsel, örgütsel ve yönetsel amaçlarını gerçekleştirmek için gereken girdilerin sağlanma ve kullanma yollarının kararlaştırılması sürecidir” (Başaran, 1996: 43).

“Her planlama faaliyeti, plan için gerekli olan verilerin toplanıp bilgiye dönüştürülmesinden başlayarak, planın ortaya çıkmasına kadar geçen aşamaları içerir” (Genç, 2007: 146). Planlamanın temel özelliklerinden birisi, planlamanın geleceğe yönelik bir düşünme, değerlendirme ve araştırma işi olmasıdır. Planlamalar geleceğe dair bakışı ifade etmektedir (Koçel, 2011: 156). Geleceğin belirsizliğini ve risklerini görüş odağına alarak kuruma engel teşkil edecek durumları önlemeye çalışır (Budak ve Budak, 2010: 20). Bu sebeple yöneticinin örgüt amaçlarını gerçekleştirebilmesi için planlamalar son derece önemlidir. Planlamalar sayesinde yöneticiler, önceden ne yapmasını gerektiğini bilir ve ona göre hareket planı hazırlar (Aydın, A. 2007: 72). Örgütün en üst birimindeki yöneticiler, planlama sürecine daha fazla zaman ayırırken daha alt kademe yöneticiler ise denetleme sürecine daha fazla zaman ayırırlar (Genç, 2007: 144).

Planlamanın İlkeleri

Planlama yaparken yahut planı yürürlüğe koyarken çeşitli ilkelerle hareket etmek gerekir. Başaran (1996: 44-46)’a göre bazı planlama ilkeleri şunlardır: Amaca uygunluk, bütünlük, ölçülebilirlik, geliştirilebilirlik, süreklilik, güvenirlilik, tutumluluk ve yalınlık. Farklı araştırmacıların planlama sürecine yönelik belirttiği ilkelerden bazıları şöyle özetlenebilir:

Planlar; açık, net ve geçerli bir amaca sahip olmalıdır.
Planlarda birlik ve uyum olması gerekir.
Planlarda devamlılık esastır. Planların zamanlaması, örgütlerin verimliliğiyle yakından ilgilidir.
Planların çok katı ve kesin olmaması, esnek olmaları gerekir.
Planlar, yanlış anlaşılmalara sebebiyet vermeyecek derecede açık bir dille yazılmalıdır.
Planlar, kurumun standartlarına ve kültürüne uygun olmalıdır. (Şimşek ve Çelik, 2014: 39)
Yöneticiler, planların uygulanışını kontrol edebilmelidir ve planları, amaçlara yönelik değiştirebilmelidir (Bursalıoğlu, 1972: 82).

Planlama Sürecinin Aşamaları

Ertürk (2013:79-81)’e göre planlama sürecinin aşamaları şunlardır:

“Amaçların belirlenmesi
Amaçlara Ulaştıracak Varsayımların Belirlenmesi
Alternatiflerin Belirlenmesi
Alternatiflerin Karşılaştırılması
Alternatifler Arasında En Uygun Olanın Seçimi
Alt Planların Yapılması
Hazırlanan Plânların Uygulanmaya Uygulamaya Devam Edilmesi”

1. Amaçların Belirlenmesi: Örgüt içi ve dışı kaynaklardan bilgiler toplanır ve bunun sonucunda örgütsel amaçlar tespit edilir. Amaçların, örgütlerin kaynak ve imkânlarına göre belirlenmesi gerekir. Yönetimin ana görevlerinden biri rasyonel amaçlar belirlemek ve gerçekleştirmektir. Amaç belirlenmeden, örgütlerin bir faaliyet alanına yoğunlaşması mümkün değildir (Kuzu, 2014: 67).

Kuruluşta yer alan her faaliyet, dolaylı veya dolaysız amaçların gerçekleştirilmesine yardımcı olmalıdır.
Amaçlar, açık ve net bir biçimde ifade edilirse kurumun etkinliği de o derece artar.
Amaçlar, personellerin saygı ve güvenini kazanmışsa kolay kabul edilir ve uygulanır.
İdeal, erişilebilir amaçların belirlenmesi, amaçların gerçekleştirilmesi yönünde güdüleyici bir rol oynar.
Örgüt üyelerinin amaçların belirlenmesine katkı sunabilmesi, planların gerçekleştirilebilmesi açısından kolaylık sağlar (Tosun, 1992: 208).

2. Amaçlara Ulaştıracak Varsayımların Belirlenmesi: Planlama sürecinde ikinci aşamayı, planlama yapılacak alandaki (üstünlükler-fırsatlar) yahut (yetersizlikler-tehditler) gibi unsurların değerlendirildiği “Amaçlara ulaştıracak varsayımların belirlenmesi” adımı oluştur. Bu adımdaki olumluluklar yahut olumsuzlar iç ve dış kaynaklı işleyişlerle alakalı olabilir. İç kaynaklı koşullar; örgütlenme, üretim tekniği, yönetim tarzı ve insan kaynağı politikası gibi unsurlardan oluşur (Şimşek ve Çelik, 2014: 49). Kurum dışı koşullar ise genellikle kurumun kontrolü dışında olduğundan dolayı varsayımları belirlemek ve önceden müdahale etmek zordur. Örnek olarak dışarıdan hammadde tedarik edilerek bir malın üretildiği düşünüldüğünde; hükümet tarafından bu ürünün hammaddesinin ithalatına dair getirilecek bir sınırlama doğrudan üretim sürecini de etkileyecektir (Ertürk, 2013: 79).

3. Alternatiflerin Belirlenmesi: Bu aşama, planlamanın örgütsel amaçlara götüren en uygun yol olduğu ve bu yolun zaman içerinde şartlarının değişmesi, risk durumu oluşturması durumunda, alternatif planların hazırlanması gerektiğini ortaya koymaktadır (Eren, 2009: 191). Ayrıca gelecekte ulaşılması kararlaştırılmış durumlara, planlara “nasıl” ve “ne yaparak” ulaşılabileceğinin irdelenmesini kapsar. Bu aşamada; yaratıcı olma, alternatif yollar bulabilme ve az riskli yolları tercih etme gibi dikkat edilmesi gereken hususlar mevcuttur (Budak ve Budak, 2010: 25).

4. Alternatiflerin Karşılaştırılması: Planlama sürecinde en zor aşamalardan biri, amaçlar için belirlenen uygulama seçeneklerinden birini kararlaştırabilmektir. Uygulama seçeneklerinin her biri, hedefe ulaşabilme adına bir yol haritası sunduğu için, seçim yapacak kişilerin farklı görüş ve inançta olmaları doğaldır. Bu durum planlamaya yönelik bir çatışma ortamı doğurabilir ancak bu çatışma ortamı, değerli görüşler ortaya koyabilmesi açısından yönetici tarafından dikkat edilmesi gereken bir husustur (Başaran, 1996: 47).

5. Alternatifler Arasında En uygun Olanın Seçimi: Yönetim sürecindeki “karar verme” aşamasının kullanıldığı bu adımda, kurum yöneticisi daha önce yapmış olduğu değerlendirme ve karşılaştırmalarının sonucuna göre örgüt amaçlarına en uygun planı yahut planları seçer (Şimşek ve Çelik, 2014: 50).

6. Alt Planların Yapılması: Bir karara varılıp en uygulanabilir alternatifler belirlendikten sonra, ana plana yardımcı olması için alt planlar oluşturulmalıdır. Örgütün tüm birimlerinin yöneticileri, ana planı gerçekleştirmek için alt planlar yapması gerekir (Kuzu, 2014: 67).

7. Hazırlanan Plânların Uygulamaya Konması ve Uygulamaya Devam Edilmesi: Planların hazırlanmasından sonraki en önemli husus, planın uygulanmasını devam ettirmektir. Planların oluşturulmasında büyük çaplı çaba ve zaman harcanmaktadır. Yapılan planların uygulanmaması yahut aksak bir biçimde uygulanması, kurum için kaynak israfıdır. Planların devamlılığı en az planı yapmak kadar önemli ve gereklidir (Ertürk, 2013: 81).

Planlama Türleri

Plan türleri, alanyazında farklı isimlendirmeler üzerinden sınıflandırılmıştır. Tortop vd., (2010: 41-43)’e göre plan türleri şunlardır:

1.Sürelerine göre planlar: Uzun, orta ve kısa vadeli
2.Uygulama biçimine göre planlar: Zorlayıcı ve demokratik,
3.Biçim yönünden planlar: Yazılı ve yazılı olmayan,
4.Kullanım biçimine göre planlar: Tek kullanımlı ve sürekli planlar olmak üzere 4 farklı sınıflamaya tabi tutulmuştur.

1. Sürelerine Göre Planlar

a. Uzun Vadeli Planlar: Bu tür planlar, uzun bir süreyi ve bu sürede hedeflenen sonuçları tasarlamayı ifade eder. Uzun süreli planlar, kurumdan kuruma değişmekle birlikte; 5 yıllık, 10 yıllık, 20 yıllık hatta daha uzun süreli planlamaları kapsamaktadır (Tortop vd., 2010: 42). Uzak bir geleceği görmek, kurumun faaliyetlerinin ne yönde ilerlediğini, gelecekte kurumu bekleyen ne gibi durumlar olduğunu öngörmek için uzun vadeli planlar yapmak gerekir (Şimşek ve Çelik, 2014: 40).

b. Orta Vadeli Planlar: Çoğunlukla beş yıldan fazla bir süreyi kapsayacak şekilde hazırlanan planlar uzun vadeli planlar olarak kabul edilirken daha küçük ölçekte, 1-5 yıl arasında değişen planlamalar ise orta vadeli planlar olarak kabul edilmektedir. (A.g.e.: 40)

c. Kısa Vadeli Planlar: Bu tür planlar, uzun vadeli planların öngördüğü hedeflere uygun olarak hazırlanan, 1 yıldan daha az bir süreyi kapsayan planlardır. Kısa süreli planlar, olağanüstü durumlarda geçici olarak, kısa bir süre için hazırlanan planlardır (Tortop vd., 2010: 42)

2. Uygulama Biçimine Göre Planlar

a. Zorlayıcı Planlar: Merkeziyetçi bir görüşle hazırlanmış, uygulaması zorunlu veya zorla olan planlardır. Bu planlar hazırlanırken hiçbir kurum, kuruluş yahut şahsın fikri alınmaz (Yıldırım ve Öncü, 2011).

b. Demokratik Planlar: Zorlayıcı planların aksine hazırlanmasında ve uygulanmasında kurum, kuruluş ve şahısların fikirlerine başvurulur ve bu fikirler doğrultusunda planlar hazırlanır. Bu planlama türünde görüşlere önem verilir ve çoğulcudur (Yıldırım ve Öncü, 2011).

3. Biçim Yönünden Planlar:

a. Yazılı Planlar: Akılda tutulamayacak kadar uzun ve kapsamlı işlemleri, genel ilke ve politkalara uygun olarak geliştirilen yazılı planlardır (Tortop vd., 2010: 43).

b. Yazılı Olmayan Planlar: Kısa süreli durumlar için yahut plan yazmanın mümkün olmadığı durumlar için yazılı olmayan planlar tercih edilmektedir. Genellikle zorunluluk hallerinde başvurulan bir plan türüdür (Koç, 2010: 6).

4. Kullanım Biçimine Göre Planlar

a. Tek Kullanımlı Planlar: Tek bir durumda kullanılan, tek uygulamalık planlardır. Bu tür planların tekrar kullanılma şansı yoktur çünkü planların kullanıldığı mevcut koşullar zaman içerisinde değişim göstermiştir (Eren, 2009: 190). Tek kullanımlı planlar, özellikle program, bütçe, proje ve özel planlar gibi amaçlara yönelik kullanılır (Saruhan ve Yıldız, 2009: 196).

Program: Bir amacın gerçekleşmesi için gereken tüm adımları ve bunlardan sorumlu olan kişileri ve bu kişilerin sürelerini belirleyen planlardır.
Bütçe: Oluşturulan planların rakamlarla ifade edilmesidir. Sonuçlar maliyetlerle alakalı veri ve tabloları göstermektedir.
Proje: Genel bir programdan keskin çizgilerle ayrılmış bölümdür.
Özel Planlar: Önemli yahut genel bir kararın uygulanmasıyla alakalı tedbirleri ve ayrıntıları içere planlardır (Dinçer ve Fidan, 1995: 157).

b. Sürekli Planlar: Bu plan türü, örgüt içinde yürütülen faaliyetlere rehberlik etmekte ve farklı zamanlarda da kullanılabilmektedir. Sürekli planlar genellikle; politika, yöntem ve kurallar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Politika: Örgüt içerisindeki faaliyetleri düzenleyen, personellere yol gösteren metinlerdir.
Yöntem: Özel bir amaca erişmek için adım adım yapılacak işlemleri göstermektedir.
Kural: Kurum içerisinde uyulması gereken hususları ifade eder (Eren, 2009: 190).

Planlama Yapmanın Yararları

Planlama yapmanın birçok yararı bulunmaktadır. Kurumsal yararların dışında hem örgüt içerisinde hem de yönetim noktasında verim oluşturucu işlevleri vardır. Planlama sürecinin yararları şunlardır:

Tüm faaliyetlerin, amaçlara uygun olmasını sağlar.
Yönetimsel süreçlerde devamlılığı sağlar.
Kaynaklardan en verimli şekilde yaralanabilmeyi sağlar.
Yöneticileri rasyonel olmaya yöneltir.
Yöneticiler için bir rehber işlevi görerek zamandan tasarruf etmeyi sağlar.
Yöneticileri düşünce üretmeye ve öngörü oluşturmaya yöneltir. (Saruhan ve Yıldız, 2009: 196)
Planlama, yöneticiyi kısa süreli endişe ve çıkarların üzerine çıkararak uzun süreli düşünebilme, geleceğe bakma alışkanlığı kazandırır. (Tosun, 1987: 212)

Kaynak: Yönetim Süreçleri Bağlamında Bilgievlerinin İncelenmesi: Küçükçekmece Belediyesi Örneği, Erdi Demir, 2019, Yüksek Lisans Tezi

Diğer Süreçler: Karar verme, Planlama, Örgütleme, İletişim, Etkileme, Koordinasyon (eşgüdümleme), Değerlendirme