Örgütleme Süreci

Yönetim Süreçleri • 8 ay önce

Örgütlenme sürecini, bir süreç olarak ilk defa Henri Fayol ele almıştır. Sonrasında ise Gulick ve Urwick, 1937 yılında yönetim süreçlerini POSDCORB şeklinde formüle etmiştir. Bu formülle birlikte Örgütleme sürecini Planlama sürecinden sonra gelen bir süreç olarak ifade etmişlerdir (Buluç, 1996: 514).

Örgüt kavramı, belirli amaçlara ve hedeflere ulaşmak için istençli bir şekilde oluşturulmuş toplumsal birimler veya kümelerdir. Ayrıca örgüt, bireylerin ve süreçlerin, üretici bir ilişki içerisinde yapılandırılmasıdır (Keskinkılıç, 2007: 84). Örgütler; amaç, görev, konum, iletişim ve insan-iş arası ilişkilerden oluşur. Her bireyin planlı olarak ortak etkinliğe katkıda bulunmasını ve tüm bireylerin yetenek ve özelliklerinin, uyumlu ve etkin bir şekilde kullanılmasını amaçlar (Aydın, M., 1998: 139).

Örgütleme kavramı ise ortak çabayı gerektiren çeşitli amaçların gerçekleştirilebilmesi için örgüt yapılarının oluşturulması ve eylemlerin eş güdümlü olarak hareket etmesidir (Aydın, M., 1998: 139). Diğer bir tanımla: Örgütleme, grup faaliyetlerinde düzen, intizam ve yöntem sağlamaktır (Tosun, 1987: 15). Örgütleme, benzer işleri bir araya toplayıp uzman kişilerin bu işleri yapmalarını sağlayarak verimliliği ve etkinliği arttırmayı hedefler. En başta rastgele iş yapmayı önleyerek iş bölümüyle, uyum içinde çalışmayı sağlar (Çelikten, 2010: 124).

Yöneticilerin önemli görevlerinden birisi de etkin bir örgüt oluşturmak ve bu örgütün devamlılığını sağlamaktır. Oluşturulan bu örgüt, yöneticinin farklı görev ve sorumluluklarına yardımcı olacak bir ortam oluşturur (Onal, 1995: 164). Yöneticilerin örgütü oluşturmak için başvurması gereken kimi aşamalar, ilkeler, yöntem ve modeller vardır. Araştırmanın bundan sonraki kısımlarında bu başlıklara değinilecektir.

Örgütleme Sürecinin Aşamaları

Örgüt yapısını kurabilmek için örgütteki kademelerin, bunların yetki ve sorumluluk derecelerinin ve bunların aralarındaki ilişkilerin belirtilmesi gerekir (Bursalıoğlu, 1972: 83). Örgütlerin aralarındaki ilişkileri de içerisinde barındıran belirli süreç ve aşamalar vardır. Bu aşamalara dair çeşitli yorumlamalar mevcuttur. Örgütleme aşamaları şu basamaklardan oluşmaktadır: “Örgütleme amacının belirlenmesi, hedeflerin; politikaların, planların formülleştirilmesi, formüllerin uygulanabilmesi için etkinliklerin belirlenmesi, etkinlik ayrıntılarının, sınıflandırmaların belirlenmesi, etkinliklerin insan kaynağı ve mevcut madde kaynağına göre gruplanması, etkinlik gruplarına gereken yetkilerin verilmesi, iletişim sistemi ve kıdem ilişkilerinin belirlenmesi ve birbirine bağlanması” (Aydın, M., 1998: 141).

Can, Azizoğlu ve Aydın (2011)’a göre örgütlenme süreci Şekil 2.19’daki gibidir. Şekilde görüldüğü üzere örgütlenme sürecini ilgilendiren birçok değişken vardır. Bu değişkenlerin birbiriyle bağıntılı ve eşgüdümlü bir yol izlemesi, örgütlemenin sağlıklı olabilmesi açısından önemlidir.

Örgütleme Modelleri

Örgütleme sürecinde çeşitli model, tür ve yapılardan faydalanılır. Bu yapılar oldukça çeşitlidir. Keskinkılıç (2007: 86)’a göre örgüt modelleri şunlardır: Dikey Örgütlenme ve Yatay Örgütlenme. Tortop, vd., (2007)’ne göre örgütleme türleri şunlardır:

1- Dikey Örgütlenme
2- Görevsel Örgütlenme
3- Dikey ve Kurmay Örgütlenme
4- Komite Tipi Örgütlenme
5- Dikey Örgüt Modeli:

Bu örgüt modeline göre, örgütte sıkı bir hiyerarşik yapı vardır. Bu hiyerarşik yapı, doğrusal bir yol izler ve yukarıdan aşağı doğru çeşitli hiyerarşik kademeleri içerir. Bu kademeler zincirleme bir biçimde birbirine bağlıdır (Keskinkılıç, 2007: 86).

Dikey örgütlenme otoriter bir nitelik taşır. Özellikle otoritenin önemli olduğu kuruluşlarda, örneğin askeri kuruluşlarda ve küçük işletmelerde yararlıdır. Yetki ve sorumlulukların saptanması kolaylaşır. Emir verenlerin sayısı az olacağı için işler daha kolaylıkla yürür. Uygulama, yürütme ve emir verme daha çabuk sağlanır ve etkili olur (Tortop, vd., 2007: 62). Aşağıdaki Dikey Örgüt şeması, dikey örgütlü çalışma ortamlarındaki hiyerarşiyi örneklendirmektedir:

2- Görevsel Örgütlenme: Görevsel örgütlemede görevlere odaklanılmaktadır. Dikey örgütlemedeki gibi emirler hiyerarşik bir sıralama izlemez. Görevlerin özellikleri dikkate alınarak, birbiriyle ilgili olan birimler birbirleriyle birlikte çalışırlar. Emirlerin hemen bir üst makamdan alınması gibi bir zorunluluk yoktur. Gerekli görülen durumlarda teknik yahut üst yöneticilerin görüşlerinin alınması gereken durumlarda haberleşme olanakları mevcuttur. Amaç, işleri hızlı, basit ve etkin bir şekilde yürütmektir (Tortop, vd., 2007: 63).

Alanyazında “Görevsel Örgütlenme” farklı adlandırmalarla karşımıza çıkmaktadır. Görevsel örgütlenme, “Yatay Örgüt Modeli” olarak da tanımlanmıştır. Bu örgüt modelinde görevler ön planda tutulmakta ve uzmanlık önemli bir rol oynamaktadır. Katı bir hiyerarşik yapıdan ziyade önemli olan, görevin etkili bir şekilde yerine getirilmesidir. Emirler üst amirlerden değil, iş özelliklerine göre ilgililerden de alınabilmektedir (Keskinkılıç, 2007: 87).

3- Dikey ve Kurmay Örgütlenme: Hat ve Kurmay Tipi Örgütleme olarak da bilinen bu örgütleme türünde, yürütme ve danışma organlarına yer verilmektedir. Örgüt yapısı büyüdükçe uzmanlara ihtiyaç duyulur. Uzmanlık görevini üstlenenler, örgütü yönlendirmeye ve destek sağlamaya yardımcı olur. Uzmanların görevi, özel bilgi gerektiren konularda teknik destek sunmaktır (Gürsel, 2013: 93).

4- Komite Tipi Örgütlenme

Bu örgütlenme biçiminde karar alma ve yürütme yetkisi birkaç kişiden oluşan bir kurula verilmiştir. Örgütün amaca ulaşmasında görevli olan yetkili kişiler kesin alma yetkisine sahiptirler. Komitede bulunan kişiler kararları tartışarak aldıkları kararların yürütülmesin büyük çaba gösterirler. Komite tipi örgütlerin sakıncalı yanları da vardır. Birden fazla kişiden oluşan komitelerin toplanması her zaman kolay olmaz (Saygı ve Rüşen, 2012).

Örgütleme İlkeleri

Örgütler belirli bir amacı gerçekleştirmek için kurulurlar. Kurulan bu örgütlerin amaçlara ulaşmak için bazı ilkelere ihtiyacı vardır. Bu ilkelerden bazıları şunlardır:  Amaç birliği, yeterlilik, işbölümü ve uzmanlaşma, görevlerin tanımı, hiyerarşik yapı, ayrılık, emir komuta birliği, yöneltme birliği, sorumluluk, yetki ve sorumluluğun denkliği, denge ilkesi, değişebilirlik, süreklilik ve önderliğin kolaylaştırılması (Yozgat, 1980: 232-235; Akt., Akdağ, 2007: 16-17). Bu ilkeler farklı araştırmacılar tarafından birçok kez ele alınmıştır. Aydın M. (1998:142-143)’nın sınıflandırmasına göre: Amaç birliği, yeterlilik, iş bölümü ve uzmanlaşma, birimleşme, görevlerin tanımı, hiyerarşi, yetki ve sorumluluğun eşitliği ya da denkliği, komuta birliği, yönetim birliği, merkezileşme derecesi, esneklik ve denge ilkelerinden oluşmaktadır. Bu ilkeleri genel hatlarıyla şöyle özetleyebiliriz:

1- Amaç Birliği

Her çalışma örgütünde belirli amaçlar vardır. Amaçlar yazılı ve açık şekilde tanımlanabileceği gibi bizzat kuruluşun doğal bir amacı da olabilir. Örgütler, bu amaçlara ulaşmak için kurulur. Bir örgütün yeterli olup olmadığı, kurumsal amaca ulaşabilme derecesiyle ölçülür. Örgütlerin başarısı, belirtilen amaçlar doğrultusunda organize bir şekilde ulaşabilme arzusuyla ölçülür (Ünüvar, 1995: 19; Akt., Akdağ, 2007: 17).

2- Yeterlilik

Yeterlilik kavramı, bir görevi başarıyla yerine getirebilme gücü ve becerisidir. Diğer bir anlamda yeterlik, başarılı olma karşısında hak etme anlamını taşımaktadır. Dar anlamda yeterlilik ilkesi ise bir görev için örgütteki en yetenekli kişinin seçilmesidir  (Argon, 2001: 75-76). Yeterlilik, örgütün amaçlarını en ekonomik biçimde gerçekleştirilebilecek nitelikte olmalıdır (Aydın, M., 1998: 142).

3- İş Bölümü ve Uzmanlaşma

İş bölümü kavramı, işlerin bölünerek her bir personele daha dar kapsamlı işlerin verilmesi ve onların bu kapsamda uzmanlaşmasını sağlamaktır. Uzmanlaşan kişiler daha yüksek bir verimle çalışır ve uzmanlaşmış olduğu sahada daha fazla iş üretilir (Tokgöz, 2013: 31). Bu sebeple kurumlarda, işler doğal parçalarına bölünmeli ve her parçanın sürekli olarak bir kişi tarafından yapılması sağlanmalıdır. Böyle bir uygulama, uzmanlaşmayı olanaklı kılar ve verimi artırır (Aydın, M., 1998: 142).

4- Birimleşme

Birbirleriyle ilişkili işlerin ve faaliyetlerin, yönetilebilecek büyüklükteki boyutlarda gruplandırılmasıdır (Uslu, 2017: 136). Birimleşme yahut diğer bir adlandırmayla “Bölümlendirme”, kendi içerisinde evrelere ayrılmıştır. Bunlar: İşlevlerine göre bölümlendirme, mamul esasına göre bölümlendirme, coğrafik bölümlendirme, müşterilere göre bölümlendirme, zamana göre bölümlendirme ve karma örgüt yapısından oluşmaktadır. Değişken ve rekabetin fazlaca olduğu küresel işletmelerde yeni birimleşme yaklaşımları ortaya çıkmıştır. Böyle işletmelerde dikey bir yapılanmadan çok yatay birimleşme anlayışları söz konusudur. Bu birimleşme anlayışlarına örnek olarak ‘Takım Esaslı’ ve ‘şebeke Esaslı’ birimleşmeler örnek gösterilebilir  (Aksan, 2014: 136).

5- Görevlerin Tanımı

Görev verilecek kişilerin hangi işlerden sorumlu olacağı, ne gibi yetkiler elde edeceği, yapılan çalışma sonucunda nasıl bir ekonomik kazanım elde edeceği gibi hususların tanımlanmasıdır (Özer, 2015: 4). Görevlerin tanımı ilkesi, görevlerin nasıl yapılacağını ve farklı görevlerle ilişkilerin nasıl olacağını belirli bir çerçeveye oturtmaktadır  (Akdağ, 2007: 18).

6- Hiyerarşi

Örgütteki yetkilerin ve sorumlulukların kesintisiz bir şekilde üst yönetim kademesinden alt kademeye doğru dereceli bir şekilde ele alınmasıdır. Hiyerarşi ilkesi sayesinde alt kademedeki bir personel, kendine en yakın üstten başlayarak dereceli bir şekilde örgütteki en üst yöneticiyle temas kurabilmektedir (Akdağ, 2007: 18).

7- Yetki ve Sorumluluğun Dengi

Yetki kavramı, gücün kurumsallaşması, başkalarının davranışını etkileyecek kararlar alabilme gücü, örgütün itici gücü olarak tanımlanabilir. Sorumluluk ise belli bir amacın gerçekleşebilmesi için yapılması zorunlu olan işler için verilmiş yetkileri kullanma zorunluluğudur (Aydın, M., 1998: 143).

8- Komuta Birliği

Komuta Birliği ilkesi, her astın yalnızca bir üstten emir almasını ve yalnızca ona karşı sorumlu olmasını ifade eder. Bu ilkenin gözetilerek çalışılması oldukça önemlidir (Ağlargöz, 2012: 45). Farklı yöneticilerden emir almak, astın başarı düzeyini azalttığı gibi kaos yaratan bir durumdur. Örgütlerde yapılan hatalardan en yaygın olanı, komuta birliği esasının bozulması ve astların atlanarak daha alt kademelerdeki kişilere iş ve yetki verilmesidir. Tam tersi olarak bir astın üstünü atlaması da bir problemdir. Bu durumu önlemek için örgütlerde komuta birliği esasına uymak gerekmektedir (Koçel, 2010: 174; Akt., Özalp, 2012: 111).

9- Yönetim Birliği

İşletmelerde ve kurumlarda örgütlerin amaçlarını gerçekleştirmesinin birçok yolu vardır. Bu yollardan kurumların amaçlarına en uygun olanı tercih edilir ve bunlarla ilgili geleceğe dönük planlamalar yapılır. Bu planlamaların uygulanması sürecinde ortaya çıkmış yahut çıkabilecek sorunların tanımlanması ve ne şekilde çözümlenmesi gerektiğine dair önceden bazı kararlar alınır. Bu kararlara da işletme politikaları denir. Plan, program ve işletme politikası odağındaki amaçlarla, kurumu önceden kararlaştırılmış amaçlar doğrultusunda yönetmektir (Tokgöz, 2013: 31).

10- Merkezileşme Derecesi

Merkezileşme derecesi, karar vermenin kademeler arasındaki dağılımıyla yakından ilgilidir. Yetkilerin alt kademelere doğru kaydırılması, kurumu merkezileşmemiş yani merkeziyetçi olmayan; yetkinin üst kademelerde toplanması ise kurumun merkezileşmiş bir kurum olduğunu gösterir (Palamutçuoğlu, 2015: 15).

11- Esneklik

Örgütlerin değişen çevre koşullarına ayak uydurması, varlıklarını sürdürebilmeleri açısından önemlidir. Gerekli uyumu gösteremeyen örgütlerin yaşamaya devam etmeleri oldukça zordur. Bu nedenle değişen çevre koşullarına uyum sağlayarak; örgüt amaçlarını, amaçlara ulaşmaları için yapılması gereken işleri ve yöntemleri de düzenlemek gerekmektedir (Ülgen, 1983: 56; Akt., Akdağ, 2007: 22).

12- Denge

Akdemir (2009: 264), “Denge” kavramına eleştirel yaklaşmaktadır. Denge kavramından ziyade “Dengesizlik” kavramını uygun görmektedir. Bunun sebebini de şöyle açıklamaktadır: Değişmeyi savunduğumuzda buradaki dengesizliği de savunmamız gerekmektedir. Çünkü denge durağanlıkla ilgilidir. Eğer bir örgütte değişme olacaksa dengeleri bozan, dengesizliğe götüren unsurlar da vardır. Bu sebeple dengesizlik de bir ilke olarak öngörülmelidir (Akdemir, 2009: 264).

Kaynak: Yönetim Süreçleri Bağlamında Bilgievlerinin İncelenmesi: Küçükçekmece Belediyesi Örneği, Erdi Demir, 2019, Yüksek Lisans Tezi

Diğer Süreçler: Karar verme, Planlama, Örgütleme, İletişim, Etkileme, Koordinasyon (eşgüdümleme), Değerlendirme

💬 Yorumlar
Yorumları Göster