Koordinasyon (Eşgüdümleme) Süreci

Çalışma örgütlerinde yapılan işler, ortak bir çabayı ve çeşitli etkileşimleri gerektirir. Bu etkileşim ortamında, uygun bir şekilde koordinasyonun sağlanabilmesi için ortak amaçlara sahip olmak ve bu amaçlar doğrultusunda çalışmaya istekli olmak gerekir. Ortak amaçları ve bu yönde çalışma isteği olmayan örgütlerde koordinasyon yapılabilmesi oldukça zordur (Şişman, 2013: 191).

Koordinasyon, farklı bir adlandırmayla eşgüdümleme, “Örgütteki madde ve insan kaynaklarının birleştirilmesi, bilgi ve hünerlerin uzlaştırılması ve bu yollarla örgüt amaçlarının gerçekleştirilmesi için yapılan eylemleri kapsar” (Bursalıoğlu, 1972: 88). Diğer bir tanımla: “Belli bir amacı gerçekleştirme doğrultusunda eldeki insan ve madde kaynaklarının katkılarını bütünleştirme süreci olarak tanımlanabilir” (Aydın, M., 1998: 152). “Henri Fayol’a göre koordinasyonun tanımı şöyledir: “Bir işletmede çalışmalar arasında uyum (harmonie) yaratmak” (Akt., Tosun, 1992: 269). Bu tanımlar doğrultusunda koordinasyonun çalışma ortamındaki tüm unsurları, tüm ilişkileri sistemli ve bütüncül bir şekilde belirli bir uyuma ulaştırmak gibi önemli görevleri vardır.

Eğitim ortamında koordinasyon ise “Okulda bulunan tüm güçleri, birbirine uyumlu biçimde, eğitim amaçlarını gerçekleştirmeye yöneltmedir” (Başaran, 1996: 52). Bir eğitim örgütünde koordinasyonu sağlayabilmek çok önemlidir. Çünkü eğitim sürecine katılan gruplar hem çok farklı hem de oldukça hareketlidir. Örnek olarak veliler, öğrenciler ve öğretmenler birbirlerinden farklı ve aykırı tutum ve değerler taşıyabilirler. Okul yöneticilerinin görevi bu farklılıkları giderebilmek ve bu değerleri okulun amaçlarını gerçekleştirme yolunda kullanabilmektir (Gürsel, 2013: 101).

Koordinasyon, örgütün yapısıyla doğru orantılıdır. Örgütsel haberleşmeyi ve bilgi alışverişini sağlayan, uyum sağlayıcı süreçtir. Karmaşık ilişkilerin fazla olmadığı örgütlerde koordinasyonu sağlamak daha kolayken, karmaşık ve büyük örgüt yapılarında koordinasyonu sağlamak zordur. Bu zorluklardan bir tanesi; birimler, personeller ve yönetim arasında iletişimin ve uyumun sağlanabilmesi zorluğudur (Saruhan ve Yıldız, 2009: 257).

Koordinasyon, diğer yönetim süreçleriyle yakından ilişkilidir. Tüm yönetim süreçlerinin bileşkesi konumundadır. Bu sebeple kimi yazarlar koordinasyonu, Fayol ve onu izleyen birçok yazardan farklı olarak yönetim süreçleri arasında bağımsız bir süreç olarak değerlendirmemektedirler (Tosun, 1992: 274).

Yerlisu (1999: 79)’ya göre Koordinasyonu, diğer bir adlandırmayla eşgüdümlemeyi sağlamanın üç yolu bulunmaktadır.

1- Emir Yoluyla Koordinasyon: Klasik çalışma örgütlerinin özelliğidir. Böyle bir durumda sürece katılma ve yenilikler azalır.

2- Grup Yoluyla Koordinasyon: İş göreni, resmi olmayan örgütlere bağlama yoluyla koordine etmektir.

3- Bağımlılığın Tanımlanması Yoluyla Koordinasyon: Teknik koordinasyon için önemlidir. Bu türde bir koordinasyon sağlanabilmesi için örgütteki fırsatlar, ödüller ve mevkiler eşit bir şekilde dağılmış olmalıdır.

Koordinasyonun İlkeleri

Koordinasyon yapılırken, yöneticilerin dikkate alması gereken bazı ilkeler vardır. Gökhan (2005: 29)’a göre koordinasyon ilkeleri şöyledir: Doğrudan ilişki ilkesi, Eşgüdümün, planlamanın ve politika oluşturmanın başlangıç aşamalarında gerçekleştirilmesi ilkesi, Bütünlük ilkesi, Süreklilik ilkesi.

Ertürk (2013: 209-210) bu ilkeleri şöyle özetlemektedir:

• İlgili sorumlularla koordinasyon doğrudan iletişimle sağlanmalıdır.
• Sürecin en başında planlamalar ve politikalar belirlenirken öncelikle koordinasyon temin edilmelidir.
• Bir durum karşısında, bütün unsurların karşılıklı olarak birbirleriyle olan etkileşimi göz önünde bulundurulmalı ve buna göre koordinasyon yapılmalıdır..
• Koordinasyon sürekliliği olan bir işlem olarak düşünülmelidir.

Koordinasyonun Yararları

Kurumlarda yahut işletmelerde koordinasyona ihtiyaç vardır. İç işleyişi örgütlü ve nitelikli bir şekilde sağlayabilmek adına koordinasyon sürecine dair fikir sahibi olmak gerekir. Şüphesiz ki bir kurum için koordinasyon sağlamanın bazı yararları vardır. Bu yararlardan bazıları şunlardır:

• Örgütün ve örgütsel işlevlerin sürekliliğini sağlar.
• Üyeler arasında yardımlaşma ve işbirliği sağlar.
• Kaynakların etkili kullanılmasını sağlar.
• Kararların uygulamaya yansıtılmasını sağlar.
• Üyelerin birbirinden ve yaptıklarından haberdar olmalarını sağlar.
• Örgütte yaşanan karışıklıklar ve tekrarlar önlenebilir.
• Örgüt ile ilgili planlar daha iyi uygulanabilir” (Yılmaz, K., 2010: 159).

Bu yararlardan Ertürk (2013: 214) şöyle bahsetmektedir:

Eşgüdümlemenin doğru bir şekilde yapıldığı ortamlarda, yeni fikirlerin yayılması, gelişmeye ortam hazırlar. Problemlerin kaynağı ne olursa olsun, herkes tarafından gerçekçi bir şekilde anlaşılır. Karışıklıklar ve gereksiz tekrarlar engellenir. Ortaya konulan politikalar, planlar ve prensipler gerçekçi bir şekilde anlaşılır. Tüm bunların uygun bir şekilde yapılabilmesi işlerin düzenli bir şekilde yürütülebilmesini ve örgütteki herkesin çalışma şevkini olumlu yönde etkiler.

Koordinasyon Türleri        

Koordinasyon süreci kendi içerisinde çeşitli alt başlıklara ayrılmaktadır. İlk olarak iç ve dış koordinasyon olarak ayrılırken, iç koordinasyon kendi içerisinde üçe ayrılmaktadır. Yılmaz (2010)’a göre koordinasyon türleri şunlardır: Dikey, Yatay ve Çapraz Koordinasyon

Diğer bir sınıflandırmayla, koordinasyonun yapılış biçimine göre türleri şunlardır: Hiyerarşiye dayanan koordinasyon, İnandırıcı koordinasyon, Komiteler yolu ile koordinasyon, Yatay ve Dikey koordinasyon, Yapısal ve Görevsel koordinasyon (Yerlisu, 1999: 80).

1- Dikey Koordinasyon: Örgütlerin farklı kademelerinde yer alan birimlerinin, ast-üst ilişkisine dayalı her türlü etkileşimine dikey koordinasyon denmektedir. Örnek olarak, bir üretim yöneticisinin üç tane yardımcısı ve her biri, yardımcılara bağlı üçer tane şef var ise yöneticiyle yardımcılar arasındaki, yardımcılarla da şef arasındaki ilişki dikey koordinasyonu oluşturmaktadır (Ertürk, 2013: 212).

2- Yatay Koordinasyon: Örgüt hiyerarşisinin en üst düzeyinde bulunan bölümler arasında ve eş düzey yetkilerle çalışan kişiler arasında yapılan koordinasyondur. Bu tür koordinasyonda her yönetici kendi bölümünden sorumludur ve dikey kordinasyondaki gibi diğerleri üzerinde yetki kullanma hakkı yoktur (Yaşar ve Tekinbaş, 2019: 1).

Diğer bir tanımla: Birbirlerine denk yetki ve sorumluluğu olan yöneticiler arasındaki koordinasyondur. Aynı sorumluluk alanında görev alan yöneticiler olabileceği gibi farklı birim yöneticileri arasında da olabilmektedir (Karasoy, 1997: 85).

3- Çapraz Koordinasyon: Küçük birimlere sahip kurumlarda koordinasyon kolayken, birimler büyüdükçe koordinasyon zorlaşır. Proje tipi veya matriks örgütlerde çapraz koordinasyon uygulamak bir zorunluluktur. Çapraz koordinasyonda, örgüt yapısındaki komuta zincirinin yerini farklı projeler için kullanılan özel bölümler alır (Budak ve Budak, 2010: 136).

Bilgievlerinin 10 farklı yapıyla hizmet vermesi koordinasyonu gerekli kılmaktadır. Bilgievleri arası bilgi transferi, lojistik, araç-gereç paylaşımı, iş süreçleri gibi birçok unsurun koordinasyonu “Bilgievleri Koordinatörü” tarafından yürütülmektedir. Bilgievleri koordinatörü genel anlamda bilgievleri arasındaki uyumu ve koordinasyonu sağlarken, alt birimlerdeki yöneticiler ise kendi bilgievlerindeki koordinasyonu sağlamakla yükümlüdür (Küçükçekmece Bilgievleri, 2018).

Bilgievleri koordinatörlüğü, bilgievi işlerini iş bölümü yaparak; her bir görevi, bir yöneticinin sorumluluğuna bırakmış ve işlerin hızlı bir şekilde ilerlemesini hedeflemiştir. Yöneticilik görevine ek olarak ulaşımdan sorumlu bir yönetici mevcutken, kültür-sanat programlarının planlamasından sorumlu yönetici de mevcuttur. Yöneticiler arası bir iş bölümü söz konusudur. Öğretmenler nezdinde ise bilgievi yazışmalarını yapan yahut gezileri organize eden öğretmenler mevcuttur. Bilgievi bünyesinde de iç koordinasyon bu şekilde ilerlemektedir (Küçükçekmece Bilgievleri, 2018).

Kaynak: Yönetim Süreçleri Bağlamında Bilgievlerinin İncelenmesi: Küçükçekmece Belediyesi Örneği, Erdi Demir, 2019, Yüksek Lisans Tezi

Diğer Süreçler: Karar verme, Planlama, Örgütleme, İletişim, Etkileme, Koordinasyon (eşgüdümleme), Değerlendirme