İletişim Süreci

Yönetim Süreçleri • 8 ay önce

İletişim süreci, yönetim süreçlerinin üçüncü basamağını oluşturmaktadır. Kendi içerisinde çeşitli dinamikler barındırdığı gibi tüm yönetim süreçleri arasında da bir araç konumdadır. “İletişim, çeşitli anlamlar yüklenmiş ve herkes tarafından kabul görmüş semboller kullanılarak insanları kendilerini diğer insanlara ifade etme biçimidir” (Zıllıoğlu, 2007: 22). İletişim, sadece bir bireyin, başka bir bireye gönderdiği iletinin ulaşması olarak açıklanamaz. Bu iletişimde bir bilgi alışverişi söz konusudur. Ayrıca alıcı kişi, kendisine gönderilen iletiye bir geri bildirimde bulunmalıdır (Kıraç, 2012: 7; Akt., Akyol, 2018: 29). Bir yönetim süreci olarak iletişim ise: “Birimleri ve çalışanları birbirlerine bağlayan, anlaşma ve uzlaşmalarını sağlayan temel bir alt sistemdir” (Keskinkılıç, 2007: 88).

Örgütsel iletişim, üyelerin örgütsel amaçları gerçekleştirmek üzere eyleme geçmelerini sağlamak açısından önemlidir. Örgütün personel seçimi, kariyer planlaması, iç ve dış politikalara kadar geniş bir alanda etkisi bulunmaktadır (Dilek, 2007: 46; Akt., Demirel, Seçkin ve Özçınar, 2011: 35).

Eğitim bir etkileşimdir. Etkileşimin aracı ise iletişimdir. Bu sebeple okulda iletişim süreci, hem eğitsel faaliyetler için hem de yönetsel faaliyetler için temel bir gerekliliktir (Başaran, 1996: 63). Örgüt ortamlarında “Formal” ve “İnformal” olmak üzere iki tip iletişim türü kullanılır. Formal iletişim, iletişimin kademeli olarak aşağı ve yukarı yönlü hiyerarşik aktarımıdır. İnformal iletişim ise kişi ve grupların tutumlarına bağlı olarak örgüte dair düzensiz yaklaşımlarını gösterir. Formal iletişimin doğru işlemediği örgütlerde yaygınlık gösterir (Bursalıoğlu, 1972: 84).

İletişim, yukarı yönlü olduğu kadar aşağıdan yukarıya doğru da ilerleyebilecek şekilde çift yönlü inşa edilmelidir. Çünkü üyeler, örgütte olup bitenler hakkında bilgi akışı sağlayan yöneticileri severler ve desteklerler (Likert, 1959: 188-190; Akt., Bursalıoğlu, 1972: 84).

İletişim Sürecinin Aşamaları

İletişimin etkili bir biçimde kurulabilmesi için karşıdaki kişiyi iyi dinlemek gerekir. Böylelikle alıcının gönderdiği iletiler doğru ve etkin bir şekilde anlaşılabilir ve bu da iletişimi etkili bir hale getirir (Öksüzoğulları, 2013: 21). İletişim sürecinde ilk adım olarak iletişimi başlatan kişi ya da kişilere ihtiyaç vardır. Bu kişi ya da kişilere “Verici” denir. Vericinin gönderdiği iletiyi alacak kişi ya da kişilere de “Alıcı” adı verilir. Vericiden alıcıya, iletiyi götüren araç ise “Taşıyıcı”dır. Alıcı kişi, iletiyi aldığında eyleme geçer. Bu eylemin niteliği ve niceliğini bildiren unsurlara da “Dönüt” adı verilir (Başaran, 1996: 64).

İletişim sürecinin çeşitli öğeleri vardır. İsimlendirmeler kaynaktan kaynağa farklı olsa da genel anlamda şu isimlendirmeler kullanılmaktadır: Kaynak (gönderici, verici), Mesaj (ileti), Kanal (iletişim aracı), Alıcı-hedef (mesajın iletilmek istendiği taraf), Geribildirim (dönüt, feedback) (Gönen, 2015: 7).

İletişim, belirli bir güzergâh izler. İlk çıkışından, ulaştığı yere kadar aradaki araçlardan son dönütlere kadar belirli bir sistemi vardır. Bu sistem Şekil 2.18’de gösterilmiştir:

1- Verici (Kaynak): Bir başka kişiye, bir amaç doğrultusunda anlam ileten kişiye verici denir. Anlam iletme işlemi amaçsal olmalıdır. Amaçsal olan iletileri karşı yöne gönderen kişiler, iletişimin “verici”  rolünü üstlenebilir (Başaran, 1996: 64). İletişim sürecinin etkisi, önemli ölçüde vericinin bilgi ve yetenekleriyle ilgilidir. İletişim öncelikle vericinin zihinsel süreçleriyle başlar. Verici, kendisine ulaşan bilgi, düşünce ve duyguları iletiye çevirecek şekilde zihninde geliştirir ve kelimelere, şekillere ve sembollere dönüştürerek alıcıya iletir (Eren, 2009: 426).

2- Mesaj (İleti): Kaynaktan (vericiden) alıcıya gönderilen uyarıcılar ve sembol dizeleridir. Sözsüz mesajlar, eylemler, konuşma ve yazışmalar; mesaj mahiyeti taşıyabilmektedir (Yılmaz, K., 2010: 161). İletilerin anlamları, bireylerin duygu, düşünce ve davranışlarını açıklar. Bu açıdan ileti, vericinin alıcıda ortaya çıkarmak istediği istendik duygular ve düşünceler olarak da tanımlanabilir (Nelson ve Quick, 1995: 235; Akt., Şahin, 2007: 16).

3- Kanal: Mesajın alıcıya iletilmesini sağlayan araç ve yöntemlerdir: Telefon, mektup, faks, TV, internet ve sosyal ağlar vb. (Yılmaz, K., 2010: 161) İletişimin doğru bir şekilde gerçekleştirilebilmesi için iletiyi gösteren sembollerin alıcı tarafından tanınabilmesi gerekir. Alıcı sembolleri tanımıyor ve anlamıyorsa göndericinin verdiği anlamı anlamayacak ve iletişim olmayacaktır (Koçel, 2011: 528).

4- Alıcı: Kodlanmış iletileri alan ve kodlarını çözen kişiler alıcılardır. Alıcı, iletiyi taşıyan sembolleri algılar, anlamlandırır ve sonucunda tekrar ileti gödererek süreci devam ettirir ya da iletişimi sonlandırır (Tutar, 2009: 62-63). İletişim sürecinde alıcı konumundaki kişi önemlidir. Kaynağın kodlandığı anlamı çözecek kişi alıcıdır. İletişimin etkinliğini artıran unsur, kaynaktan gelen mesajların alıcı tarafından gerçek anlamları ile değerlendirilmesidir (Özden, 2012: 20).

5- Geribildirim (Dönüt): İletişim sürecinde verici, alıcıya gönderilen iletilerin alınıp alınmadığını, alındıysa anlaşılıp anlaşılmadığını ve bunun derecesinin ne olduğunu kendisine yönlenecek tepkilerden anlamaktadır. Alıcıdan, vericiye gelen bu tepkiler, “dönüt” olarak tanımlanmaktadır (Engin, 1995: 124; Akt., Özgür, 2005: 4). Yüz yüze iletişim kurmakla aracılı iletişim kurmak yani kitle iletişimleri arasındaki temel fark geri bildirimdir. Yüz yüze iletişimlerde geribildirim anlık olarak gerçekleşir. Aracılı iletişimlerde ise geribildirimler gecikmeli ve dolaylıdır (Can, 1991: 29).

İletişim Türleri

İletişim türlerinin sınıflandırılmasında çok çeşitli ölçütler kullanılmıştır. İhtiyaca göre, uygulamalara göre çeşitli iletişim türleri tercih edilmektedir. Pembecioğlu (2011: 41)’ya göre iletişimin sınıflandırılması şöyledir:

  • Dille gerçekleştirilen iletişim,
  • Jest ve mimiklerle gerçekleştirilen iletişim,
  • Resim, şekil, çizgi gibi sembollerle gerçekleştirilen iletişim,
  • Simgelerle gerçekleştirilen iletişim,
  • İletişim araçlarıyla kurulan iletişim olmak üzere 5 farklı sınıflandırmaya tabi tutulmuştur.

İletişimin bağlamına göre çeşitli iletişim türleri mevcuttur. Bu iletişim türleri şunlardır: İçsel iletişim, Kişilerarası iletişim, Gruplar arası iletişim, Kamusal iletişim, Kitlesel iletişim, Örgütsel iletişim ve Kültürlerarası iletişim. (Aziz, 2010: 49)

1- Sözlü İletişim: İnsanlar arasındaki iletişim, doğrudan yahut belirli kanallarla gerçekleşsin çok sayıda sözlü ve yazılı sembollerin kullanılmasıyla oluşur (Acar, 2009; Akt., Öksüzoğulları, 2013: 16). Konuşma dilinin, ses aygıtı aracılığıyla söz üretimini gerçekleştirmesi için sessel birimlerin alınması, işitilmesi gerekmektedir. Söz, içerisinde bulunduğu dil dizgesine bağlı bir biçimde, seslerin biçimlendirilmesi ve çeşitli dönüşümlere uğratılmasıyla karşı tarafa iletilir (Çamdereli, 2008: 51-52).

2- Sözsüz İletişim: Konuşmanın sesle ilgili olan, söz kullanımının dışında kalan kısmıdır. Ses perdesi, tınlama, boğumlama, ritim, vurgu ve tonlama gibi ögelerini içerir. Bu unsurlar, bazı durumlarda duygu ve düşüncelerimizi ortaya koyarlar. Ne söylediğimizden bağımsız olarak neler hissettiğimiz ve nasıl söylediğimiz hakkında izlenim oluşturur (McKay, Fanning ve Davis, 2010: 69). Sözsüz iletişimin ana unsurları: Tekrarlama, refakat etme, tamamlama, aldatma, düzenleme ve vurgulamadır. Bu unsurlar, iletişimin etkinliği artıran sözlü ve sözsüz iletişimin ana unsurlarıdır (Özden, 2012: 50).

3- Yazılı İletişim: Yazı, merkezi bürokrasinin ve yerel örgütlerin arasındaki toplumsal yaşamın temel unsurlarının, siyasi otoriteler tarafından eşgüdümlenmesi imkanı sağlamıştır Yazılı iletişim, iletinin, alıcıya yazılı bir biçimde sembollerle aktarılmasıdır. Bu iletişim türünün gerçekleştirilebilmesi için, okuma, yazma ve anlayabilme becerilerinin kullanılabilmesi gerekmektedir (Aziz, 2010: 45). Yazılı iletişim, mektup, rapor, özet, tutanak, basın bildirileri ile el yazısı, basılı notlar veya bilgisayar ağı gibi bir elektronik ortamla iletilen çeşitli yazılı iletileri içerir (Tutar, 2009: 93).

İletişimi Engelleyen Unsurlar                  

İletişime dair kimi unsurlar, iletişim sürecini etkilemekte ve kimi zaman iletişim problemleri oluşturmaktadır. İletişim sürecini etkileyen bazı unsurlar şunlardır: Kişisel, fiziksel, semantik, zaman baskısı ve algılamada seçicilik. (Koçel, 2011, 533-534) Tutar (2009)’a göre ise iletişimin engelleri: Yapıcı engeller, Bozucu engeller, Kanal engelleri ve Teknik engeller olmaya üzere dörde ayrılır.

1- Kişisel Unsurlar: Alıcının ve vericinin mesajı kodlarken veya iletirken gerekli dikkati göstermemelerinden kaynaklanan engerlendendir. Bu engeller; alıcının mesajı yanlış anlayabilmesi ve yorumlayabilmesi, belli ön yargılar nedeniyle mesajı yanlış değerlendirmesi, konuşmacıya karşı ilgisizlik ve farklı olumsuz tutumlardır (Tutar, 2009: 132). İletişim sürecinin iki önemli unsuru olan alıcı ve gönderici, aynı zamanda iletişimi engelleyici rol de oynayabilmektedir. Kişisel amaçlar, duygular, değer yargıları ve alışkanlıklar, gelen mesajlara olumsuz ve kayıtsız bir tutum sergilenmesine sebep olabilmektedir (Koçel, 2011: 533).

2- Fiziksel Unsurlar: Kişilerin kendilerinden kaynaklanmayan, dış kaynaklı ortamlarda oluşan ve iletişimi olumsuz yönde etkileyen unsurlardır. Fiziksel unsurlar genellikle ortamdan kaynaklı engelleyicilerdir. Yüz yüze iletişim kuran kişilerin etrafındaki gürültülü ortam, telefon görüşmesi sırasında yaşanacak teknik aksaklıklar yahut internet üzerinden kullanılan araçlarda yaşanılan kesintiler örnek gösterilebilir (Elmas, 2017: 36).

3- Semantik Unsurlar: Semantik unsurlar, kullanılan dilden kaynaklı yanlış anlaşmalar ve iletişim engelleridir (Elmas, 2017: 36). Bazı sembollerin birden fazla anlamı olabilir bunun dışında bir sembol farklı kişiler için farklı anlamlar oluşturabilir. Bu sebeple vericinin bir sembole yüklediği anlam ile alıcının yüklediği anlamlar aynı olmayabilir. Örnek olarak belirli bir konuda teknik ifadelerle yazılan bir yazı, konuya dair ilişkisi olmayan kişiler tarafından anlaşılamayacaktır (Koçel, 2011: 534).

4- Zaman Baskısı: Sosyal bir çevrede, insanlarla iletişim ve ilişki kurmayı hedeflediğimiz zaman bir çok engelle karşılaşırız. Bu engellerden biri de zaman kısıtlılığıdır (Tutar, 2009: 206). İş yaşantısı içerisindeki faaliyetlerin birçoğu, belirlenen mesai saatleri içerisinde gerçekleşmektedir. İş yaşamındaki zamanla alakalı sınırlamalar, iletişim esnasında örgüt üyelerinin üzerinde zaman baskısı oluşmasına neden olmaktadır. Aynı zamanda, mesai saatleri içerisinde yapılacak başka işlerin oluşu da üst yöneticiler tarafından zaman baskısı oluşturmaktadır (Sabuncuoğlu, 2013: 194; Akt., Kaya, 2016: 36).

5- Algılamadaki Seçicilik: Algılamada seçicilik olarak tanımlanabilecek bu unsur, bazı iletilerin bilerek yahut bilmeyerek algılanamamasıyla ilgilidir. Kişiler, belirli ön yargılara sahipseler vericiden gelecek olan iletileri hiç algılayamayabilirler yahut kastedilenden farklı algılanabilirler (Koçel, 2011: 534).

İletişim Modelleri   

İletişim modelleri, genel olarak dört başlık altında ele alınabilir. Bunlar; kişinin kendisi ile iletişimi, kişiler arası iletişim, grup iletişimi ve kitle iletişimidir. İletişimin bir başka sınıflandırmasında, iletişimi ortaya çıktığı yer açısından ele almaktadır. Söz konusu sınıflandırmaya göre iletişim; kişisel iletişim, örgütsel iletişim ve kitle iletişimidir (Tutar, 2009: 94).

1- Kişinin kendisi ile İletişimi: Kişinin kendiyle olan, kendi öz yaşam deneyimleri ve sosyal çevresiyle şekillenen bir iletişim biçimidir. İçsel iletişim adı da verilen bu iletişim modelinde, kişinin kendini anlamasıyla ve algılamasıyla oluşmaktadır. Kişinin kendini nasıl ve nerede gördüğü, ne şekilde değerlendirdiği de içsel iletişimle ilgilidir (Gürüz ve Eğinli, 2008: 3; Akt., Özşenler, 2013:55).

2- Kişiler Arası İletişim: İki veya daha fazla kişi arasında meydana gelmekte olan ileti alışverişidir. Diğer bir tanımla, kaynağını ve hedefini insan unsurunun oluşturduğu iletişim türüdür. Bir iletişim etkinliğinin kişilerarası iletişim sayılabilmesi için, iletişimde şu unsurların bulunması gerekmektedir:

  • Kişilerarası iletişime katılanlar, belirli bir yakınlık içerisinde yüz yüze iletişim konumunda olmalıdır.
  • İletişim, karşılıklı iletişi alış-verişi içermelidir. İletişim çift yönlü olmalıdır.
  • Gönderilen iletinin sözlü yahut sözsüz bir nitelikte olması gerekmektedir (Çankaya, 2011; Akt., Yılmaz, H., 2015: 41).

3- Grup İletişimi: Mesajın, bilinçli bir şekilde alıcının davranışlarını etkileyerek bir ya da birden fazla alıcı tarafından grup üyelerine gönderildiği bir iletişim türüdür (W. Johnson ve P. Johnson, 2003: 137-138; Akt., Özşenler, 2013: 56).

4- Örgütsel İletişim: İş yaşantısının gerektirdiği, kurum içerisindeki örgüt iletişimini sağlayan iletişim biçimidir. Hiyerarşik bir yön izlemekte ve iletişim ağı içerisinde alt-üst ilişkisi içerisinde kullanılmaktadır. Bu iletişim türünde, ileti kademelere ulaşmakta ve yukarı ve aşağı yönlü ilerlemektedir (Aziz, 2010: 52).

5- Kitle İletişimi: Kitle iletişiminde daha farklı bir tabirle ‘kitle içinde iletişim’de, toplumun vardığı seviyeye göre değişmekle birlikte teknik buluşlardan yararlanılarak; yazılı basın, radyo ve televizyon yoluyla, geniş bir coğrafi topluluğa simgesel bir içeriğin ulaştırılmasıdır (Vardar, 1986: 32). Kitle iletişimi, alıcı ile verici arasındaki yüz yüze olmayan bir iletişim türüdür. Birbirinden farklı özelliklerde ve ortamlarda olan birden fazla alıcıya aynı anda mesaj göndermeyi hedefler. Mesajın gönderileceği hedef kitle belirlendikten sonra bu kitleye hitap edecek genel bir mesaj oluşturulur. Bu mesaj çeşitli medya unsurlarıyla hedef kitleye ulaştırılır. Kitle iletişimi kurulmuş olur (Stanley, 1977: 152; Akt., Göknar, 2001: 51).

Kaynak: Yönetim Süreçleri Bağlamında Bilgievlerinin İncelenmesi: Küçükçekmece Belediyesi Örneği, Erdi Demir, 2019, Yüksek Lisans Tezi

Diğer Süreçler: Karar verme, Planlama, Örgütleme, İletişim, Etkileme, Koordinasyon (eşgüdümleme), Değerlendirme

💬 Yorumlar
Yorumları Göster